L'audit d'une société à mission en 5 étapes

Avant de commencer son audit, l’entreprise à mission doit choisir un Organisme Tiers Indépendant (OTI) pour auditer son rapport de mission et vérifier la cohérence avec ses objectifs statutaires.
Nous avons répertorié plusieurs critères qui nous paraissent pertinents pour choisir son OTI :

• L’accréditation par le COFRAC
• Les valeurs
• La période d’engagement
• La proximité géographique
• La protection des données
• Le délai de livraison
• L’expertise sectorielle
• L’impartialité

Le décret et l’arrêté du 27 mai 2021 fixent la nature des travaux de l’OTI :

• Examiner l’ensemble des documents utiles à la formation de son avis détenus par la société à mission
• Interroger le comité de mission ou le référent de mission sur son appréciation de l’exécution du ou des objectifs
• Interroger l’organe en charge de la gestion de la société sur la manière dont elle exécute son ou ses objectifs, sur les actions menées et sur les moyens financiers et non financiers affectés
• S’informer sur l’existence d’objectifs opérationnels ou d’indicateurs clés de suivi et de mesures des résultats atteints par la société pour chaque objectif
• Procéder aux autres travaux qu’il estime nécessaire à l’exercice de sa mission, y compris à des vérifications au sein de la société si besoin

Pré-engagement

Comme avant le début de toute collaboration, l’entreprise à mission échange à l’oral et/ou à l’écrit avec son organisme tiers indépendant pour présenter ses besoins et le contexte dans lequel il va intervenir.

C’est aussi l’occasion de prendre connaissance du secteur d’activité et de ses spécificités s’il y en a.

Chez Impaccct, c’est le moment que nous avons choisi pour envoyer un questionnaire de pré-engagement. L’objectif ? S’assurer que nous sommes alignés avant d’envoyer un devis 😊

C’est aussi à ce moment que nous récupérons les derniers rapports de missions.

Engagement

Dans beaucoup d’OTI, l’amour n’est pas éternel mais il dure 6 ans renouvelable 1 fois. La lettre de mission est préparée avec soin et envoyée pour signature.

Planification

Maintenant que tout est en ordre, l’audit peut enfin commencer : l’OTI se réunit avec la société à mission pour s’accorder sur le planning :

• Les échéances
• Les dates d’entretien
• La date de la synthèse
• La restitution de l’avis

Lorsque l’entreprise en a une, c’est aussi le moment pour analyser la matrice de matérialité . : l’occasion de mieux connaître l’environnement dans laquelle l’entreprise évolue. Les indicateurs vont être testés grâce à un plan d’échantillonnage.

👉 Chez Impaccct, cet outil est communiqué au client grâce à un coffre-fort numérique sécurisé.

Prise de connaissance

Pendant son audit, l’OTI va récupérer un ensemble de documents et d’informations qui vont lui permettre de donner un avis éclairé sur :

• Les statuts de l’entreprise
• La raison d’être
• Les objectifs sociaux et environnementaux fixés
• Le rapport de mission
• Les indicateurs de suivi des objectifs

Vérification de la cohérence de la mission

L’OTI va vérifier la cohérence entre la mission (raison d’être + objectifs statutaires) avec les objectifs opérationnels et les indicateurs qui en découlent. C’est ce que l’on appelle le modèle de la mission.
Si besoin, des échanges peuvent être effectués pour compléter les tests.

Analyse du rôle du comité de mission

L’objectif est de comprendre le fonctionnement du comité de mission en réalisant des entretiens avec à minima un représentant du comité de mission et la direction.

Vérification de l’exécution de la mission

L’OTI va formuler un avis par objectif statuaire : il va vérifie un ou plusieurs objectifs statuaires mais pas l’intégralité. En fonction des cas, différents avis pourront être fournis :

• Conclusion favorable sans observation
• Conclusion favorable avec observation
• Conclusion avec commentaires
• Impossibilité de conclure

A partir de cette étape, l’auditeur employé par l’OTI doit être différent de celui qui a exécuté la mission pour assurer l’impartialité de l’audit.

Revue

Vérification du respect du programme de vérification et de la norme ISO/IEC 17029.

Décisions et avis

Après la revue, l’OTI peut se prononcer et rédiger l’avis de vérification. En fonction des cas, le niveau d’assurance c’est-à-dire le degré de confiance accordé à la déclaration ne sera pas toujours le même :

• Assurance modérée : audit d’environ 20% du périmètre total
• Assurance raisonnable : audit d’environ 50% du périmètre total

L’objectif de la décision et du rapport est de permettre aux parties prenantes d’avoir une interprétation juste des informations communiquées par l’entreprise.

Faits découverts après la mission

Il s’agit des informations et/ou faits significatifs découverts après la mission qui pourraient modifier l’avis de l’OTI. Dans ce cas, l’entreprise à mission et l’organisme tiers indépendant échangent pour trouver la solution adéquate.

Traitement des appels / plaintes

L’appel dans le sens de « faire appel » est une demande adressée par l’entreprise à mission à l’Organisme Tiers Indépendant (OTI). L’objectif est de reconsidérer tout ou partie des conclusions rendues dans le rapport de l’OTI.
La plainte est une insatisfaction qui n’est pas un appel, l’entreprise attend une réponse contrairement à l’appel.

Gestion des enregistrements

C’est la toute fin de la mission, l’organisme tiers indépendant va archiver et conserver les documents liés aux activités de validation et de vérification pendant plusieurs années après l’audit.

👉 Chez Impaccct, le stockage est assuré pendant 6 années par le prestataire français « Cecurity », labellisé par la CNIL.